Facturas

El ciclo completo: borrador → timbrado → (si aplica) cancelación.

¿Puedo facturar en dólares?: Sí. Elige USD en Moneda y aparecerá el campo Tipo de cambio, ya lleno con el oficial del día: el que Banxico publica en el DOF para solventar obligaciones en moneda extranjera, que es el que pide el SAT para el TipoCambio del CFDI. Puedes cambiarlo si tu operación usó otro.

Puedes guardar el borrador sin tipo de cambio, pero no timbrarlo: sin él, el CFDI saldría valuado 1 a 1 —una renta de 1,000 USD valdría 1,000 pesos ante el SAT—, así que preferimos detenerte antes.

Una factura en dólares puede ser PPD. Al recibir el dinero emites su complemento de pago desde el historial de la factura: eliges en qué moneda te pagaron —dólares o pesos— y el tipo de cambio del pago, que viene ya lleno con el oficial de Banxico del día y se puede cambiar. El monto del complemento se calcula con ese tipo de cambio, como lo exige el SAT.

El tipo de cambio del día también aparece en tu Resumen, por si lo necesitas a la mano.
¿Cómo hago la factura global de mis ventas al público?: Es la factura que ampara, por periodo, las ventas a quien no te pidió factura. En Nueva factura activa Factura Global en la tarjeta del receptor: Fenex pone a PÚBLICO EN GENERAL (RFC XAXX010101000, con tu código postal) y tú eliges la periodicidad, el mes y el año.

Varios datos quedan fijos porque así los pide la guía de llenado del SAT: Uso del CFDI S01, la clave 01010101 en todos los conceptos, sin retenciones, y método de pago PUE: son ventas que ya cobraste, así que no llevan complemento de pago. En forma de pago va la de la venta de mayor monto del periodo. Fenex, además, la emite siempre en pesos.

Las ventas que tu cliente sí se facturó —por ejemplo, desde un recibo de autofactura— ya tienen su propia factura y no van en la global. Los recibos de fin de mes se pueden facturar hasta las 12:00 del día 1 (hora del centro): timbra la global del mes después de esa hora; si la timbras antes, Fenex te avisa cuántos recibos de ese periodo siguen abiertos. Si tus ventas ya están en Facturación en lote, puedes generar ahí las globales de cada periodo de una vez. La periodicidad bimestral es solo para el régimen 621.
Quiero que la factura sume un total exacto, ¿cómo le hago?: Escribe el número en la columna Total del concepto, no en Precio unitario. Nosotros despejamos la base para que el comprobante sume exactamente eso.

No es una división: con IVA 16% un centavo de base mueve el total 1.16 centavos, así que hay totales que ninguna base «redonda» produce — $5,000.00 es uno de ellos. Por eso el precio unitario puede quedar con decimales ($4,310.344828 para que la factura sume $5,000.00 clavados). El SAT admite seis decimales ahí, y es lo que hace que el total caiga exacto en lugar de $4,999.99.

Los dos campos conviven: si traes el concepto del catálogo llega con su precio y su total ya calculados, y sobreescribes el que te convenga.
¿Qué pasa cuando timbro?: Enviamos el comprobante a nuestro PAC, que lo sella ante el SAT y nos regresa el UUID, el folio fiscal y los archivos XML y PDF. En ese mismo momento se los mandamos por correo a tu cliente, con copia a ti si la tienes activa. Una vez timbrado, el comprobante no se puede editar: solo cancelar.
¿Cómo cancelo una factura?: Abre el detalle y usa el botón de cancelar. El SAT exige indicar el motivo (01, 02, 03 o 04); el motivo 01 pide además el folio fiscal de la factura que sustituye a ésta.
¿Por qué dice "cancelación en proceso"?: Porque el SAT no siempre resuelve al instante, y hay dos caminos distintos. La pantalla te dice cuál te tocó:

Con aceptación del receptor. Aplica a las facturas de ingreso de más de $1,000. Tu cliente tiene tres días hábiles para aceptar o rechazar desde su Buzón Tributario; si no responde, el SAT la da por aceptada. Mientras tanto la factura sigue siendo válida y sigue contando como por cobrar.

Sin aceptación. Cuando el receptor es el RFC genérico (público en general), cuando el comprobante no rebasa $1,000, o cuando no es de ingreso, nadie tiene que aprobar nada: el SAT la procesa por su cuenta, normalmente en segundos o minutos.

En los dos casos no tienes que estar revisando: el estado llega solo en cuanto el SAT resuelve, y además lo consultamos al abrir la factura y una vez al día.
¿Por qué en Facturas aparecen facturas que no capturé yo?: Porque Facturas es el registro de todo lo que emite tu organización, venga de donde venga: las que capturas a mano, las que tu cliente se autofacturó desde un recibo, las que emitió una recurrencia y las que salieron de un lote. Cada una dice su origen en la lista y en su detalle, y puedes filtrar por él (Manual, Autofactura, Recurrente o Lote) junto al buscador. Los cuatro caminos para crear una factura son las cuatro entradas de la sección Facturación del menú.
¿Puedo cancelar o reenviar varias facturas a la vez?: Sí. Marca las casillas de las facturas que quieras en la lista (o el encabezado, para seleccionar toda la página) y aparecerá una barra con las acciones que aplican a lo seleccionado: descargar XML, cancelar, reenviar por correo, eliminar borradores y rechazar solicitudes. Cada botón indica sobre cuántas facturas actúa.

La cancelación en lote pide el motivo una sola vez para todas. Al terminar verás el resultado factura por factura: si alguna no se pudo, te decimos cuál y por qué, sin detener a las demás. El motivo 01 no está disponible en lote porque necesita el folio fiscal de la factura que sustituye a cada una; ése se hace desde el detalle.
¿Dónde descargo el XML y el PDF?: Una factura: en su detalle, con el botón Descargar (PDF, XML o las dos en un ZIP). También los enviamos por correo al cliente en cuanto se timbra; la columna Correo de la lista dice si salió.

Todo un mes: en la lista de facturas, el botón Descargar XML te arma un ZIP con el XML de cada CFDI del periodo — el paquete que le pasas a tu contador. Una factura con fecha del último día del mes cuenta en su mes aunque la hayas timbrado al día siguiente.

Solo algunas: márcalas en la lista y usa Descargar XML en la barra de selección.
¿Puedo sacar un reporte de mi facturación en Excel?: Sí. En la lista de facturas, el botón Reporte baja un Excel del periodo que tengas elegido en el filtro de fechas (atajos para este mes, el mes pasado, el trimestre o el año, o un rango a mano). Dos presentaciones: Detallado, un renglón por concepto —el que sirve para cuadrar contra contabilidad—, y Simplificado, un renglón por factura. En los dos van fecha, serie y folio, UUID, RFC y nombre del receptor, estado, tasa de IVA, moneda y tipo de cambio, subtotal, IVA, retenciones y total; el Detallado agrega el concepto.

El reporte baja exactamente lo que ves: mismo periodo y mismos filtros (estado, origen, cliente, correo, búsqueda). Una factura con fecha del último día del mes cuenta en su mes aunque la hayas timbrado al día siguiente, igual que en el ZIP de XML. La pestaña Por cobrar no lleva reporte porque es un corte de saldo, no de periodo. Si un reporte llega a 5,000 facturas te avisamos para que acotes el periodo.
¿Cómo sé si ya le envié la factura a mi cliente?: Cada factura y cada complemento de pago timbrados se envían en automático al correo del cliente (y a los correos adicionales de su ficha), con copia interna si la tienes activa. La columna Correo de la lista de facturas lo resume: Enviada con la fecha (pasa el cursor para ver a quién), Sin enviar, No se pudo enviar con la razón, o Sin correo del cliente.

«Sin correo del cliente» quiere decir que ese cliente no tiene correo registrado: la factura quedó timbrada, pero a él no le llegó nada —si tienes activa la copia interna, solo te llegó a ti—. Captura su correo en la ficha del cliente y usa Reenviar. El filtro Correo → Sin enviar junta todas las facturas que tu cliente todavía no tiene: las que nunca se enviaron, las que fallaron y las de clientes sin correo.

En el detalle de la factura aparece la misma línea, y el Historial guarda cada envío con sus destinatarios. Para volver a mandarla usa Reenviar ahí mismo, o marca varias en la lista y usa Reenviar correo; un complemento se reenvía desde el historial de su factura. Desde la ficha de un cliente, Facturas abre la lista acotada a él.

Qué significa «Enviada». Que el servicio de correo del PAC aceptó el envío. No confirmamos que haya llegado ni que lo hayan abierto: Facturapi, que es quien lo manda, no informa entregas ni rebotes. Si tu cliente dice que no lo recibió, pídele revisar su carpeta de spam y reenvíaselo.
¿Puedo mandarle a mi cliente la factura antes de timbrarla?: Sí: en el detalle de un borrador, o en Revisar y timbrar, el botón PDF del borrador descarga el PDF con los mismos datos con los que se va a timbrar, marcado como BORRADOR · SIN VALIDEZ FISCAL. No se timbra, no gasta folio y no llega al SAT. Si tu cliente pide un cambio, edita el borrador y vuelve a descargarlo.

No aparece cuando una factura se mandó a timbrar y no sabemos si quedó: ahí primero se reintenta el timbrado.
¿Puedo dejar una nota en una factura? ¿La ve mi cliente?: Hay dos, según quién la deba ver.

La Nota en la factura sí la ve tu cliente: la escribes en el formulario, antes de timbrar, y sale impresa en el PDF debajo de los totales, con el título «Notas» —por ejemplo, «Renta de octubre; deposita a la CLABE…»—. No va en el XML ni cambia nada ante el SAT, y se fija al timbrar: el PDF de una factura timbrada ya no se puede cambiar. Antes de timbrar la ves en la vista previa de Revisar y timbrar, en el lugar donde saldrá, y después en el detalle de la factura. Por ahora solo la lleva la factura que capturas en Nueva factura: las recurrencias, los lotes y las autofacturas salen sin nota.

Las Observaciones no las ve: son notas internas de tu equipo sobre una factura —«pagó por transferencia», «quedan dos facturas pendientes»—. No son parte del CFDI: no se envían al SAT, no salen en el PDF ni en el XML y no viajan en el correo a tu cliente.

Al capturar una factura hay un campo Observaciones al final del formulario. Y en el detalle de cualquier factura —timbrada, cancelada o en borrador, venga de donde venga— la tarjeta Observaciones tiene el botón Agregar. En la lista, las facturas con observaciones llevan una marca junto al folio con cuántas tienen.

Es una bitácora y no un solo campo: cada observación queda con el nombre de quien la escribió y la hora, y no se edita. Si una quedó mal, la elimina quien la escribió o un propietario o administrador, y se escribe de nuevo.

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El ciclo completo: borrador → timbrado → (si aplica) cancelación.

¿Puedo facturar en dólares?: Sí. Elige USD en Moneda y aparecerá el campo Tipo de cambio, ya lleno con el oficial del día: el que Banxico publica en el DOF para solventar obligaciones en moneda extranjera, que es el que pide el SAT para el TipoCambio del CFDI. Puedes cambiarlo si tu operación usó otro.

Puedes guardar el borrador sin tipo de cambio, pero no timbrarlo: sin él, el CFDI saldría valuado 1 a 1 —una renta de 1,000 USD valdría 1,000 pesos ante el SAT—, así que preferimos detenerte antes.

Una factura en dólares puede ser PPD. Al recibir el dinero emites su complemento de pago desde el historial de la factura: eliges en qué moneda te pagaron —dólares o pesos— y el tipo de cambio del pago, que viene ya lleno con el oficial de Banxico del día y se puede cambiar. El monto del complemento se calcula con ese tipo de cambio, como lo exige el SAT.

El tipo de cambio del día también aparece en tu Resumen, por si lo necesitas a la mano.
¿Cómo hago la factura global de mis ventas al público?: Es la factura que ampara, por periodo, las ventas a quien no te pidió factura. En Nueva factura activa Factura Global en la tarjeta del receptor: Fenex pone a PÚBLICO EN GENERAL (RFC XAXX010101000, con tu código postal) y tú eliges la periodicidad, el mes y el año.

Varios datos quedan fijos porque así los pide la guía de llenado del SAT: Uso del CFDI S01, la clave 01010101 en todos los conceptos, sin retenciones, y método de pago PUE: son ventas que ya cobraste, así que no llevan complemento de pago. En forma de pago va la de la venta de mayor monto del periodo. Fenex, además, la emite siempre en pesos.

Las ventas que tu cliente sí se facturó —por ejemplo, desde un recibo de autofactura— ya tienen su propia factura y no van en la global. Los recibos de fin de mes se pueden facturar hasta las 12:00 del día 1 (hora del centro): timbra la global del mes después de esa hora; si la timbras antes, Fenex te avisa cuántos recibos de ese periodo siguen abiertos. Si tus ventas ya están en Facturación en lote, puedes generar ahí las globales de cada periodo de una vez. La periodicidad bimestral es solo para el régimen 621.
Quiero que la factura sume un total exacto, ¿cómo le hago?: Escribe el número en la columna Total del concepto, no en Precio unitario. Nosotros despejamos la base para que el comprobante sume exactamente eso.

No es una división: con IVA 16% un centavo de base mueve el total 1.16 centavos, así que hay totales que ninguna base «redonda» produce — $5,000.00 es uno de ellos. Por eso el precio unitario puede quedar con decimales ($4,310.344828 para que la factura sume $5,000.00 clavados). El SAT admite seis decimales ahí, y es lo que hace que el total caiga exacto en lugar de $4,999.99.

Los dos campos conviven: si traes el concepto del catálogo llega con su precio y su total ya calculados, y sobreescribes el que te convenga.
¿Qué pasa cuando timbro?: Enviamos el comprobante a nuestro PAC, que lo sella ante el SAT y nos regresa el UUID, el folio fiscal y los archivos XML y PDF. En ese mismo momento se los mandamos por correo a tu cliente, con copia a ti si la tienes activa. Una vez timbrado, el comprobante no se puede editar: solo cancelar.
¿Cómo cancelo una factura?: Abre el detalle y usa el botón de cancelar. El SAT exige indicar el motivo (01, 02, 03 o 04); el motivo 01 pide además el folio fiscal de la factura que sustituye a ésta.
¿Por qué dice "cancelación en proceso"?: Porque el SAT no siempre resuelve al instante, y hay dos caminos distintos. La pantalla te dice cuál te tocó:

Con aceptación del receptor. Aplica a las facturas de ingreso de más de $1,000. Tu cliente tiene tres días hábiles para aceptar o rechazar desde su Buzón Tributario; si no responde, el SAT la da por aceptada. Mientras tanto la factura sigue siendo válida y sigue contando como por cobrar.

Sin aceptación. Cuando el receptor es el RFC genérico (público en general), cuando el comprobante no rebasa $1,000, o cuando no es de ingreso, nadie tiene que aprobar nada: el SAT la procesa por su cuenta, normalmente en segundos o minutos.

En los dos casos no tienes que estar revisando: el estado llega solo en cuanto el SAT resuelve, y además lo consultamos al abrir la factura y una vez al día.
¿Por qué en Facturas aparecen facturas que no capturé yo?: Porque Facturas es el registro de todo lo que emite tu organización, venga de donde venga: las que capturas a mano, las que tu cliente se autofacturó desde un recibo, las que emitió una recurrencia y las que salieron de un lote. Cada una dice su origen en la lista y en su detalle, y puedes filtrar por él (Manual, Autofactura, Recurrente o Lote) junto al buscador. Los cuatro caminos para crear una factura son las cuatro entradas de la sección Facturación del menú.
¿Puedo cancelar o reenviar varias facturas a la vez?: Sí. Marca las casillas de las facturas que quieras en la lista (o el encabezado, para seleccionar toda la página) y aparecerá una barra con las acciones que aplican a lo seleccionado: descargar XML, cancelar, reenviar por correo, eliminar borradores y rechazar solicitudes. Cada botón indica sobre cuántas facturas actúa.

La cancelación en lote pide el motivo una sola vez para todas. Al terminar verás el resultado factura por factura: si alguna no se pudo, te decimos cuál y por qué, sin detener a las demás. El motivo 01 no está disponible en lote porque necesita el folio fiscal de la factura que sustituye a cada una; ése se hace desde el detalle.
¿Dónde descargo el XML y el PDF?: Una factura: en su detalle, con el botón Descargar (PDF, XML o las dos en un ZIP). También los enviamos por correo al cliente en cuanto se timbra; la columna Correo de la lista dice si salió.

Todo un mes: en la lista de facturas, el botón Descargar XML te arma un ZIP con el XML de cada CFDI del periodo — el paquete que le pasas a tu contador. Una factura con fecha del último día del mes cuenta en su mes aunque la hayas timbrado al día siguiente.

Solo algunas: márcalas en la lista y usa Descargar XML en la barra de selección.
¿Puedo sacar un reporte de mi facturación en Excel?: Sí. En la lista de facturas, el botón Reporte baja un Excel del periodo que tengas elegido en el filtro de fechas (atajos para este mes, el mes pasado, el trimestre o el año, o un rango a mano). Dos presentaciones: Detallado, un renglón por concepto —el que sirve para cuadrar contra contabilidad—, y Simplificado, un renglón por factura. En los dos van fecha, serie y folio, UUID, RFC y nombre del receptor, estado, tasa de IVA, moneda y tipo de cambio, subtotal, IVA, retenciones y total; el Detallado agrega el concepto.

El reporte baja exactamente lo que ves: mismo periodo y mismos filtros (estado, origen, cliente, correo, búsqueda). Una factura con fecha del último día del mes cuenta en su mes aunque la hayas timbrado al día siguiente, igual que en el ZIP de XML. La pestaña Por cobrar no lleva reporte porque es un corte de saldo, no de periodo. Si un reporte llega a 5,000 facturas te avisamos para que acotes el periodo.
¿Cómo sé si ya le envié la factura a mi cliente?: Cada factura y cada complemento de pago timbrados se envían en automático al correo del cliente (y a los correos adicionales de su ficha), con copia interna si la tienes activa. La columna Correo de la lista de facturas lo resume: Enviada con la fecha (pasa el cursor para ver a quién), Sin enviar, No se pudo enviar con la razón, o Sin correo del cliente.

«Sin correo del cliente» quiere decir que ese cliente no tiene correo registrado: la factura quedó timbrada, pero a él no le llegó nada —si tienes activa la copia interna, solo te llegó a ti—. Captura su correo en la ficha del cliente y usa Reenviar. El filtro Correo → Sin enviar junta todas las facturas que tu cliente todavía no tiene: las que nunca se enviaron, las que fallaron y las de clientes sin correo.

En el detalle de la factura aparece la misma línea, y el Historial guarda cada envío con sus destinatarios. Para volver a mandarla usa Reenviar ahí mismo, o marca varias en la lista y usa Reenviar correo; un complemento se reenvía desde el historial de su factura. Desde la ficha de un cliente, Facturas abre la lista acotada a él.

Qué significa «Enviada». Que el servicio de correo del PAC aceptó el envío. No confirmamos que haya llegado ni que lo hayan abierto: Facturapi, que es quien lo manda, no informa entregas ni rebotes. Si tu cliente dice que no lo recibió, pídele revisar su carpeta de spam y reenvíaselo.
¿Puedo mandarle a mi cliente la factura antes de timbrarla?: Sí: en el detalle de un borrador, o en Revisar y timbrar, el botón PDF del borrador descarga el PDF con los mismos datos con los que se va a timbrar, marcado como BORRADOR · SIN VALIDEZ FISCAL. No se timbra, no gasta folio y no llega al SAT. Si tu cliente pide un cambio, edita el borrador y vuelve a descargarlo.

No aparece cuando una factura se mandó a timbrar y no sabemos si quedó: ahí primero se reintenta el timbrado.
¿Puedo dejar una nota en una factura? ¿La ve mi cliente?: Hay dos, según quién la deba ver.

La Nota en la factura sí la ve tu cliente: la escribes en el formulario, antes de timbrar, y sale impresa en el PDF debajo de los totales, con el título «Notas» —por ejemplo, «Renta de octubre; deposita a la CLABE…»—. No va en el XML ni cambia nada ante el SAT, y se fija al timbrar: el PDF de una factura timbrada ya no se puede cambiar. Antes de timbrar la ves en la vista previa de Revisar y timbrar, en el lugar donde saldrá, y después en el detalle de la factura. Por ahora solo la lleva la factura que capturas en Nueva factura: las recurrencias, los lotes y las autofacturas salen sin nota.

Las Observaciones no las ve: son notas internas de tu equipo sobre una factura —«pagó por transferencia», «quedan dos facturas pendientes»—. No son parte del CFDI: no se envían al SAT, no salen en el PDF ni en el XML y no viajan en el correo a tu cliente.

Al capturar una factura hay un campo Observaciones al final del formulario. Y en el detalle de cualquier factura —timbrada, cancelada o en borrador, venga de donde venga— la tarjeta Observaciones tiene el botón Agregar. En la lista, las facturas con observaciones llevan una marca junto al folio con cuántas tienen.

Es una bitácora y no un solo campo: cada observación queda con el nombre de quien la escribió y la hora, y no se edita. Si una quedó mal, la elimina quien la escribió o un propietario o administrador, y se escribe de nuevo.

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